Правила обращения с ЛС и ИМН
1. Цели
Стандартизировать и повысить эффективность обращения с лекарственными средствами (далее – ЛС) в ________________________ (название медицинской организации (далее – МО)). Лекарственные средства и изделия медицинского назначения (далее – ИМН), имеющиеся в __ __________________ (название МО), используются на основании соответствующих правил и процедур.
2. Процедуры
Закуп ЛС и ИМН
- Все процессы, связанные с формированием потребности и контролем рационального использования ЛС и ИМН в __ ______________ (название МО), координируются заместителем директора по стратегическому развитию и Формулярной комиссией (далее – ФК). Процесс приобретения ЛС и ИМН для использования в __ ______________ (название МО), контролируется Провизором и соответствует миссии __ ______________ (название МО), потребностям пациента и соответствующим предоставляемым медицинским услугам.
2. Потребность в ЛС и ИМН определяется клинико-диагностическими структурными подразделениями (далее – СП) с формированием заявки на закуп.
3. Заявки от СП проходят медико-экономическое обоснование в ФК, затем утверждаются заместителем директора по клинической работе и передаются в аптеку для свода.
4. Сформированная сводная заявка с анализом расхода за прошедший период рассматривается Формулярной комиссией, после согласования утверждается директором.
5. Утвержденная сводная заявка поступает в отдел правового обеспечения и закупок (далее – ОПОЗ) для дальнейшего закупа. Процедуру закупок, а также формирование, согласование и подписание договоров на закуп ЛС и ИМН осуществляет ОПОЗ. Ответственность за своевременный и полноценный закуп, завершенный двухсторонним подписанием договоров, возлагается на ОПОЗ.
6. В течение суток ОПОЗ предоставляет копии подписанных договоров в аптеку для дальнейшей работы с поставщиками. Поставщик осуществляет поставку ЛС и ИМН согласно графику поставок к договорам, если иные условия поставок не оговорены. Аптека осуществляет мониторинг исполнения договоров, контролирует сроки, объемы поставок, проводит согласование с СП (Заказчик).
7. При отсутствии своевременных поставок, а также при появлении потребности у СП (Заказчик) в досрочной поставке ЛС и ИМН аптека обязана незамедлительно поставить в известность поставщика и уточнить сроки поставок.
8. При невозможности выполнения своевременной поставки поставщиком аптека должна незамедлительно поставить в известность заместителя директора по клинической работе, ОПОЗ и СП (Заказчик).
9. Ответственность за контроль своевременных поставок по заключенным договорам возлагается на провизора аптеки, осуществляющего мониторинг заявки и договоров. Прием ЛС и ИМН осуществляется провизорами аптеки.
10. При приеме ЛС и ИМН провизор должен проверить сопроводительные финансовые документы (накладная, счет-фактура, акт приема-передачи) от поставщика с указанием в них серии, сроков годности, информации о государственной регистрации и производителе, наличие копий сертификатов с печатью поставщика, соответствие указанных данных спецификациям к заключенным договорам.
11. Провизор обязан провести внешний осмотр поступивших ЛС и ИМН, наличие соответствующих маркировок, целостность упаковки, остаточный срок годности, исключить бой, брак и порчу.
12. В процессе приема ЛС и ИМН провизор аптеки обязан пригласить руководителя или старшую медицинскую сестру СП (далее – Заказчик) для согласования объемов, технических характеристик и остаточного срока годности поступающих ЛС и ИМН.
13. При возникновении разногласий по объему, техническим характеристикам, срокам годности либо бою и браку провизор совместно с Заказчиком в течение суток предоставляет претензионное письмо поставщику с указанием всех несоответствий и срок их устранения.
14. Письмо подписывается заместителем директора по клинической работе, регистрируется в канцелярии и передается поставщику (нарочно либо по факсу). Копия этого письма в тот же день предоставляется в ОПОЗ.
Несоответствующий товар возвращается поставщику сразу же при обнаружении несоответствий с отказом в дальнейшем применении Заказчиком.
15. Товар, к которому Заказчик не имеет претензий, принимается на склад отдела лекарственного обеспечения (далее – ОЛО) и ставится на учет в программе бухгалтерского учета 1С: Бухгалтерия. За своевременность приема и постановки на учет ЛС и ИМН несут ответственность провизоры аптеки, выполняющие данные функции.
16. Отдел бухгалтерского учета и отчетности (далее – ОБУО) предоставляет доверенность на материально ответственное лицо аптеки на получение товара от поставщика. Учет доверенностей осуществляет ОБУО.
17. При изменении потребности в ЛС и ИМН СП совместно с аптеками при согласовании с ФЭО информирует директора, заместителя директора по клинической работе и ОПОЗ о необходимости заключения дополнительного соглашения по данному договору с изменением объема поставок в виде дополнительной заявки с обоснованием потребности.
18. Ответственность за своевременность информации об изменении потребности возлагается на Заказчика. После подписания дополнительного соглашения ОПОЗ в течение суток предоставляет копию документа в аптеку для дальнейшей работы с поставщиком. Ответственность за своевременное заключение дополнительного соглашения и предоставление копии документа в аптеку возлагается на ОПОЗ.
19. Провизор аптеки, осуществляющий учет ЛС и ИМН в программе 1С: Бухгалтерия, а также контроль сроков годности, должен ежемесячно предоставлять старшим медицинским сестрам СП электронный вариант отчетов за прошедший месяц о движении ЛС и ИМН на складах учета (ГОБМП, Платно, Гуманитарная помощь и т. д.).
Хранение и маркировка ЛС и ИМН, реагентов
1. Контроль за хранением на складах аптеки (и) __ _______________ (название МО) ЛС, ИМН и реагентов осуществляется согласно требованиям приказа Министра здравоохранения Республики Казахстан от 9 ноября 2009 года № 739 «Об утверждении Правил хранения и транспортировки лекарственных средств, изделий медицинского назначения и медицинской техники» (далее – товар).
2. В Центре __ _______________(название МО) приказом директора назначены ответственные лица за обеспечение сохранности качества товара (провизоры склада, фармацевты, старшие медицинские сестры, постовые медицинские сестры, сестры отделения стационарозамещающей помощи и кратковременного пребывания).
3. Склады для хранения обеспечены инвентарем (шкафы, стеллажи, подтоварники), охранными и противопожарными средствами и приборами для контроля температуры и влажности воздуха (термометр и гигрометр), которые закреплены на внутренних стенах склада вдали от нагревательных приборов на высоте 1,5 метра от пола и на расстоянии 3 метров от дверей. Показания приборов ежедневно утром и вечером регистрируются в журнале учета по форме.
4. Одномоментный объем ЛС, ИМН и медицинской техники (далее – МТ), размещенных в помещениях хранения, не должен превышать 75 % от площади помещений хранения.
5. Не реже одного раза в месяц осуществляется визуальный осмотр состояния упаковки (тары) и внешних изменений ЛС, ИМН и МТ.
6. Провизор склада, старшие и постовые медсестры СП ведут учет сроков годности ЛС, ИМН и МТ в письменном и электронном видах.
7. Не рекомендуется располагать рядом ЛС, созвучные по названию, ЛС для внутреннего применения с сильно различающимися высшими дозами, а также располагать их в алфавитном порядке.
8. ЛС должны храниться в соответствии с рекомендацией производителя, в зависимости от фармакологической группы, способа применения (внутреннее, наружное), в соответствии с агрегатным состоянием (жидкие отдельно от сыпучих).
9. ЛС, требующие защиты от воздействия света (антибиотики, органопрепараты, витамины и витаминные препараты, кортикостероиды), хранятся...
Подробно об этом читайте в журнале "Старшая медицинская сестра" №3, 2018