text
MCFR.KZ Медицина

Как сформировать кадровый резерв медучреждения

  • 13 июля 2018
  • 51
медперсонал
медперсонал

Сегодня, в эпоху крупных преобразований в здравоохранении, медорганизациям важно иметь в резерве специалистов высокой квалификации, с опытом работы, способных содействовать развитию ЛПУ и повышению качества оказания медицинской помощи.

Наличие кадрового резерва необходимо для того, чтобы обеспечить непрерывную работу лечебно-профилактических учреждений (ЛПУ) и своевременное оказание медпомощи населению, а также чтобы:

  • создать преемственность в работе;
  • быстро заполнять вакантные места;
  • равномерно распределить трудовую нагрузку;
  • поддерживать медперсонал резервными кадрами;
  • повышать позитивное отношение к работодателю;
  • уменьшить текучесть медицинских кадров;
  • оптимизировать усилия по поиску и подготовке ключевых работников.

Ответственность и создание резерва

Независимо от того, специализируется ли руководитель подразделения или обычный работник на теме кадрового резерва, он может заняться данным вопросом. Чем крупнее медицинское учреждение, тем выше вероятность, что кадрами будет заниматься специальное подразделение.

Возможно, стоит привлечь в сферу кадрового резерва заведующих отделений, претендентов и резервистов, а также менеджеров среднего уровня, чтобы усилить работу по указанному направлению. Последнее слово в вопросе поддержки и ротации медперсонала остается за высшим руководством учреждения.

Развертывание кадрового вопроса строится на следующих активностях:

  • выявляются вакантные позиции, позиции для обучения и оптимальный объем рабочих сил для каждого вида работ;
  • выявляются критерии для ключевых назначений;
  • организуются мероприятия по освещению ваших действий для развертывания кадрового резерва;
  • создается Положение о кадровом резерве;
  • организуется работа с претендентами;
  • разработка программы развития профессиональных и управленческих компетенций;
  • подводятся итоги отбора и обучения претендентов;
  • закладываются планы на будущую кадровую политику медучреждения.

Резервные специальности и позиции

Руководителю медорганизации предстоит осуществить четыре последовательных действия, чтобы определить ключевые должности, на которые стоит акцентировать усилия кадрового резерва. Обратитесь к соответствующей таблице.

Как определить ключевые позиции для кадрового резерва

Инструкция

Действия

Выявите степень укомплектованности каждого подразделения кадрами

Изучите организационную иерархию и штатное расписание

Определите потребность в штатах на 1-2 года вперед

Опишите стратегические задачи компании

Определите наиболее продуктивные руководящие специальности и прогнозы высвобождения кадров

Сделайте заключение о продуктивности руководящих позиций на основе экспертного анализа

Составьте список работников/менеджеров пенсионного и предпенсионного возраста

Проведите демографический анализ руководящего состава

Пример: как выявить позиции, нуждающиеся в резерве.

ГБУЗ «Больница» возводит кардиологический корпус. К завершению строительства должны быть наняты медперсонал – от санитарок и старшей медицинской сестры до заведующего отделением. Две последние позиции требуют от больницы привлечения резервистов.

Численность резервного подразделения

Теперь нужно вывести процесс планирования на оптимальное количество людей на ключевую позицию, при условии, что ключевые должности уже определены.

Оптимальное количество штатных единиц на одну позицию – от 1 до 3 человек. Цель – создать некоторую конкуренцию, но минимизировав риски от отказа или иных уклонений участников.

Ситуация: способен ли один кандидат быть резервистом на несколько мест?

Да, но при условии, что две резервные позиции требуют от кандидата однородных трудовых навыков, например, главный бухгалтер и руководитель финансового отдела. Но такие ситуации не являются типичными, так как вытекают из-за недостатка запасных сотрудников на определенные штатные позиции.

Не советуем практиковать тактику универсальных резервистов, чтобы не усиливать кадровые риски и не наносить ущерб деятельности учреждения. Нехватка людей в резерве – это повод поискать сотрудников на рынке труда.

Критерии, по которым претендентов включают в запасной штат

Запасная должность, как и обычная, требует от сотрудника трудовых качеств и опыта, поэтому нужно проанализировать список обязанностей резервной позиции и создать  профиль штатной позиции или модель компетенции. Возможно, вам понадобятся дополнительные критерии, по которым будете добавлять людей в резерв.

Пример: какие качества следует включить в профиль позиции главной медсестры?

Профиль штатной единицы – главная медицинская сестра

Ожидания

Требования

Опции

Исключения

Дополнения

Квалификацион-ные требования

Высшее образование по позиции «Cестринское дело» и сертификат по специальности «Управление сестринской деятельностью».

Стаж на аналогичной должности – не менее 5 лет

Среднее образование (повышенный уровень) по спец-ти «Сестр. дело», «Акушерское дело», «Лечебное дело» и сертиф. по спец-ти «Организация сестринск. дела». Обучение на цикле «Организация деятельности, связанной с оборотом наркот. средств и психотроп. веществ в сфере обращ.  лекарственных средств»

Профессиональные знания

Законы и иные норм. правовые акты РК в сфере здравоохранения; норм. акты по вопросам оборота сильнодействующих, психотропных и наркотических средств; порядок состав. графиков работы и расстанов. средн. и младш. медперсонала; теорет. основы организации здравоохранения; орг. соц. и мед.  реабилитации; теорет. и орг. основы санэпидем. службы; организация сан.  просвещения, гигиен. воспитания населения и пропаганды ЗОЖ; мед. этика; психология проф. общения; знания педагогики; базовые знания экономики, орган. труда и управления; знания законов о труде; по охране труда и пожарной безопасности

Основы менеджмента персоналом.

Работа с ПК: Word, Excel, «1С», «Медиалог», «МедОфис»

Личностные качества

Устойчивость к стрессам; организаторские качества; внимательность; многозадачность; общительность; требовательность

Сильные когнитивные качества и ментальная устойчивость

Неряшливость, рассеянность, несобранность, эмоциональность, черствость

Все критерии стоит собрать в таблицу, включая профиль должности, и далее прилагать к анкете для оценки персонала для штатного резерва. Анкету можно написать в произвольном виде.

«Actualis: Медицина»

42


Гостевых доступов осталось сегодня на электронную систему «Actualis: Медицина»


Информационные активности

Ваша программа кадрового запаса будет воспринята коллективом правильно и без сопротивления, если вы используете некоторые правила информационного продвижения ваших инициатив. Изучите их в таблице.

Правила информационного продвижения программы подготовки

Этап

Правило

Информирование

Оповестите команду о планах организации штатного резерва, донесите до аудитории предназначение программы, объясните важность для каждого члена и в целом для коллектива. Если информирование аудитории о нововведении зародит сомнения и слухи, вы можете столкнуться с непринятием ваших инициатив частью аудитории.

Вовлечение

Устранению ложных ожиданий способствует не только оповещение, но и вовлечение людей в дискурс. Давая людям право публично высказываться о программе, вы открываете им возможность задавать вопросы и генерировать идеи.

Акцентирование значимости

Вовлекайте в организацию информационных акций руководителей и влиятельных членов организации. Так вы существенно усилите авторитет программы

Расширяйте круг источников информирования персонала, например:

  • работа на врачебной конференции, докладах, семинарах;
  • встречи с аудиторией – личные контакты, оповещение людей о назначении программы подготовки кадрового резерва;
  • бумажные носители – в корпоративной газете, лифлеты, на досках;
  • электронные источники – почтовые рассылки, баннеры на корпоративном сайте, резервирование специального «топика» на внутреннем сайте и т. д.

Готовьте инфоресурсы о запуске и работе данной программы на всех шагах ее реализации. На начальной стадии рассказывайте о предназначении программы, на стадии внедрения – о старте программы и ее развертывания, на конечной – об итогах реализации программы по всем этапам.

Создание Положения о кадровом резерве

Делегируйте отделу кадров разработку Положения о кадровом резерве своей организации. В нем указываются основные пункты предназначения кадрового резерва, схема формирования резервистов, где раскрыта структура всех стадий программы кадровой подготовки, это укажет на поле ответственности членов программы, опишет их права и задачи. Положение не только определяет последовательность развертывания кадрового резерва, но и акцентирует внимание на важности работы с претендентами и серьезную позицию руководства по отношению к развитию членов команды.

Для начала создайте проект Положения о кадровом резерве организации.

На содержание проекта влияет специфика конкретного медучреждения и ее кадровой стратегии. Независимо от этого, вам следует раскрыть механизм взаимодействия с кадровым резервом и разъяснить следующие пункты: как создать оценку кандидатов в резерв, каков работает система зачисления в запас, как и за какое время обучают резервистов, кто отвечает за организацию резерва.

Служба кадров должна утвердить проект положения с несущими ответственность за обслуживание кадрового запаса – заведующими отделений, наставниками, главным врачом. Окончательную версию подписывает главврач.

Поиск и оценка резервных кандидатов

С предложением выдвинуть конкретного сотрудника в резерв имеет право выступить непосредственный его руководитель, вышестоящее руководство или сам сотрудник.

Внимание! Независимо от того, кто был инициатором выдвижения работника в кадровый резерв, поговорите с его непосредственным руководителем.

Когда люди набраны в резерв, нужно определить их способность к освоению программы подготовки и управленческие возможности. Пропустите претендентов через процедуру отбора, предложив сотрудникам пройти две стадии: предварительный и главный (основной) отбор.

На предварительном шаге вам предстоит удостовериться в буквальном соответствии претендента критериям включения в резерв, например, по социодемографическим признакам, соответствию диплома и опыта квалификационным требованиям, установленным нормами, стажу работы в учреждении, фактам дисциплинарных отметок, эффективности работы и т.д. Итоги тестов впишите в особую анкету участника в кадровый резерв. Анкету можно написать произвольно.

После фильтрации кандидатов проанализируйте деловые качества тех, кто прошел отбор и демонстрирует способности к профессиональному росту. Оцените кандидата по его профилю должности. Советуем задействовать методы оценки: собеседование по знаниям, проверка результатов работы, ситуационное собеседование, «центр ассесмента», тестирование (трудовое, персональное) и т.д.

Внимание! Вовлекайте в процесс оценки претендентов экспертов в данной сфере, руководителя, членов коллектива медучреждения.

Опираясь на полученный список основного отбора, можно подводить итоговую таблицу кандидатов, которая будет отправлена на проверку руководителям отделов и начальнику HR. Подпишите итоговый список у руководителя медорганизации.

Обучение и оценка результатов подготовки

Для обучения отобранных кандидатов сформируйте типовую для всех членов программу развития, персональные программы обучения, назначьте наставников, методично оценивайте результативность обучения резервистов.

Общая программа подразумевает сходные для всех позиций профессиональный опыт, уровень образования, для медицинских менеджеров – управленческий багаж, опыт ведения переговоров и т.д.

Для выявления резервных кандидатов, достигших степени готовности занять вакантные, в том числе руководящие посты, проведите всестороннюю проверку уровня подготовки резервистов. Критерии оценки смотрите в таблице.

Как определить уровень подготовки резервиста

Объект проверки

Критерии

Полевые испытания

Убедитесь в том, что есть реальные сдвиги в производительности и уровне труда самого резервиста или его команды по итогам обучения – есть сдвиги, нет, без изменений

Итоги воздействия программы подготовки и индивидуальных планов роста сотрудников

Сравните изменения в уровне развития резервиста со времени первичной оценки

Результаты проектной работы

Подведите итоги на основе развивающих программ, оцените вклад резервиста в общие показатели

Есть новые направления для назначения резервистов, например, проектная работа, которая не вписывается в список обычной компетенции медработника.

Пример: Старшая медицинская сестра ранее работала над планом тренингов для среднего и младшего медперсонала, но в связи с самостоятельным проведением тренингов это относится уже к ее отдельному проекту.

Но более точно проверить соответствие резервиста можно, назначив его на должность, которая входит в список его обучения, или похожую.

Используйте следующие технологии оценки резервистов:

  • проверка достижений кандидата;
  • беседы с наставником резервиста;
  • повторная проверка резервиста по аналогии с данными при отборе;
  • анализ итогов проектной деятельности (если она была).

Внимание! По итогам обучения отобранных людей можно сделать выводы о награждении успешных лиц, которые увеличили свои знания и умения, или об отчислении кандидата из резерва.

Ситуация: расскажите о типичных ошибках в работе с кадровым резервом.

Все сложности при работе с резервным штатом делят на следующие виды:

  • резерв формируется без контроля руководства, только по указаниям отдела кадров и (или) службы обучения персонала;
  • недостаток финансирования ограничивает уровень подготовки резервистов, которые ранее показывали хорошие результаты работы в других ЛПУ;
  • резерв на замещение менеджеров (таблица резервистов) сформирован формально;
  • отсутствие четкого плана создания резерва и системы включения в этот список; подбор резервистов идет спонтанно;
  • размытость требований отбора в резерв;
  • занятие должностей, предназначенных для резервистов, иными кадрами;
  • отсутствие ясно прописанной ответственности всех участников проекта;
  • отсутствие понимание, как оценивать резервистов. Кадровики оценивают резервистов независимо от мнения руководителей последних;
  • отсутствие открытых вакансий для резервистов.

Перспективы дальнейшей работы

В случае одобрения конкретного лица ваши следующие действия должны быть такие:

  • отберите успешных людей и нацельте их на освободившиеся вакансии;
  • предусмотрите время на адаптацию работника в ходе вступления в должность;
  • придерживайтесь методов удержанию ключевых профессионалов, если отсутствуют открытые целевые позиции.

Важно заблаговременно разработать систему по удержанию резервистов, еще на начальной стадии создания кадрового резерва, чтобы претенденты в кадровый резерв знали о своих будущих возможностях.

Читайте также:

Оценочный лист на работника, подлежащего аттестации

Аттестация медицинского работника

Подписка на статьи

Чтобы не пропустить ни одной важной или интересной статьи, подпишитесь на рассылку. Это бесплатно.

Участвуй в наших семинарах

Школа

Проверь свои знания и приобрети новые

Записаться

Самое выгодное предложение

Самое выгодное предложение

Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

Мы в соцсетях
Чтобы читать дальше, пожалуйста, зарегистрируйтесь!

Мы вынуждены сделать доступ по регистрации, чтобы обеспечить качество публикаций и защитить авторские права редакции.
После регистрации у вас будет доступ ко всем материалам и сервисам на портале.

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Я тут впервые
1 минута, и вы продолжите чтение